Bilješka
Katie Sullivan je voditeljica projekata u timu Microsoft Word. Za ovaj savjet predajem postolje Katie.
Iako se obožavatelji Excela ponekad zafrkavaju da su Word i PowerPoint besplatne aplikacije koje se isporučuju s Excelom, postoje slučajevi kada Microsoft Word nudi značajku koju Excel ne nudi. U tim slučajevima ima smisla kopirati podatke iz Excela, zalijepiti ih u Word, izvršiti naredbu, a zatim kopirati natrag u Excel. Evo nekoliko primjera tehnika kojima se bolje rukuje u programu Word nego u programu Excel.
Tehnika 1: Pretvori u gornje, donje, pravilno
Ako morate pretvoriti iz velikog u malo ili veliko slovo, Word ima prečicu pritiskom tipke. Kopirajte podatke u Word i prebacite slučaj pomoću Shift + F3.
Tehnika 2: Dodajte metke
Ako želite dodati oznake u Excel ćelije, u Wordu je to mnogo lakše nego u Excelu. Kopirajte ćelije u Word i primijenite stil oznake. Kopirajte iz Worda i zalijepite natrag u Excel. Možda ćete morati nekoliko puta upotrijebiti ikonu Smanji uvlačenje.
Savjet
Ako imate raspon ćelija koje sadrže tekst, odaberite raspon i pritisnite Ctrl + 1 da biste otvorili dijaloški okvir Oblikovanje ćelija. Zatim na kartici Broj odaberite Prilagođeno s popisa s lijeve strane. Kliknite okvir Type i očistite sve što se tamo nalazi. Držite tipku alt = "" dok pritiskate tipku 7 na numeričkoj tipkovnici. Trebao bi se pojaviti metak. Upišite razmak, a zatim znak @.
Tehnika 3: Vizualizirajte i formule u boji
Ako imate masivno dugačku formulu, recimo onu s 10 ugniježđenih IF izjava, možete zalijepiti u Word i pomoću boja i Shift + Enter razmaknuti formulu kako biste je lakše razumjeli. (Jedno opovrgavanje od Excel tima: Možete proširiti traku s formulama i pomoću Alt + Enter podijeliti formulu u više redaka. Ili možete upotrijebiti sjajni dodatak RefTreeAnalyser Jana Karela Pietersea.
Tehnika 4: Brži SmartArt
Word nudi mogućnost Pretvori tekst u SmartArt. Iako Excel nudi i SmartArt, tamo nije baš zgodan jer unose morate kopirati jedan po jedan u okno SmartArt.
Tehnika 5: Izdvajanje podataka iz PDF-a
Recimo da netko ima Excel radnu knjigu i sprema je u PDF. Oni vam ga šalju. To je dosadno i očito ne žele da ponovno upotrebljavate podatke. Ako PDF otvorite u programu Acrobat Reader, kopirate podatke i zalijepite u Excel, odvijat će se u jednom stupcu. Ali ovdje je tajna: prvo zalijepite te podatke u Word. Redovi i stupci zalijepit će se pravilno. Zatim možete kopirati iz Worda i zalijepiti natrag u Excel. (Ako ste zapeli u verziji Officea prije 2013., preporučujem Able2Extract.)
Izvorni podaci prikazani su lijevo dolje, a desno možete vidjeti i kako izgledaju kada zalijepite izravno iz PDF-a u Excel. Možete vidjeti da se podaci "odmotavaju", a B1: C1 ide u A2: A3 i tako dalje.
Zalijepite te iste podatke u Word.
Kopirajte iz Worda i zalijepite u Excel.
Podaci ostaju u izvornom redoslijedu. Možete vratiti Word Wrap i prilagoditi širinu stupaca da biste se vratili na izvorne podatke.
Tehnika 6: Promjena oblikovanja riječi u programu Excel
Ako imate rečenice teksta u programu Excel, moguće je odabrati jednu riječ u načinu Uređivanje i promijeniti boju te riječi. Ali globalna promjena boje svih pojava riječi u Excelu je zamorna. Umjesto toga, zalijepite podatke u Word i pritisnite Ctrl + H. Promijenite psa u psa. Kliknite Više >>, a zatim odaberite Format, Font. Odaberite Crvenu. Kliknite Zamijeni sve.
Kopirajte iz Worda i zalijepite natrag u Excel. Donja slika prikazuje s čime ste završili.
Tehnika 7: Zamijenite zadržavajući oblikovanje znakova
Word se također bavi sličnim problemom: zamjenom teksta, ali ostavljajući oblikovanje teksta takvo kakvo jest. Ispod je anketa o najboljem ljubimcu. Netko je istaknuo određene riječi u tekstu.
Koristite Ctrl + H za pronalaženje i zamjenu, kao što je prikazano na lijevoj strani. Kada koristite Zamijeni sve, ako je rečenica promijenjena, vaši će se formati u ćeliji izgubiti. Na donjoj slici precrtavanje ostaje u prvom redu jer taj red nije imao pojavu štene i stoga nije promijenjen.
Da biste zadržali oblikovanje u izvornom tekstu, kopirajte u Word. Zamijenite u Wordu. Kopirajte iz Worda i zalijepite natrag u Excel.
Zahvaljujemo Katie Sullivan (voditeljici projekta u timu Word!) Što je dala svoj savjet. Katie očito više voli pse nego mačke. Zahvaljujem Glenni Shaw i Oz du Soleil na doprinosu idejama ovom savjetu.
