Ovaj je savjet nastavak prošlotjednog Excel-ovog savjeta. Pomoću naredbe Idi na posebnu odaberite prazne stanice iz raspona. Ovo je izvrsna Excel tehnika za čišćenje podataka u zaokretnoj tablici.
Pivot tablice su prekrasni alati. Ali što ako je vaša zaokretna tablica samo posredni korak u vašim manipulacijama podacima i ako želite dalje koristiti sažete podatke u zaokretnoj tablici? Nekad sam redovito dobivao 5000 redaka podataka iz naslijeđenog glavnog računala. Ovi podaci sadrže stupce za proizvod, mjesec, regiju, status i količinu. Trebao sam sažeti podatke u zaokretnoj tablici s mjesecima koji idu preko vrha, proizvodom, regijom i statusom koji se spuštaju niz redove. Pivot tablice čine ovo brzim.
Odatle sam trebao uzeti podatke iz zaokretne tablice i uvesti ih u Access. Kao što vidite, zadana zaokretna tablica nije prikladna za to. Excel koristi stil konture tako da se svaka regija pojavi samo jednom, a prazne ćelije slijede je sve do subtota regije. Stanice u odjeljku podataka bez podataka prazne su umjesto numeričkih. Također ne želim međuzbrojeve u podacima.
Počevši od Excela 97, postoje opcije za zaokretnu tablicu za upravljanje nekim od ovog ponašanja.
U dijaloškom okviru Pivot Table dvostruko kliknite naziv polja za regiju. U odjeljku Međuzbrojevi kliknite radio gumb za "Ništa". Ovo će se riješiti neželjenih međuzbrojeva.
U programu Excel 2000, gumb opcija odvest će vas do dijaloškog okvira u kojem možete odrediti "Za prazne stanice, prikaži:" i popuniti nulu tako da nemate tablicu punu praznih ćelija.
Da biste dalje manipulirali zaokretnom tablicom, morat ćete učiniti da ona više ne bude zaokretna tablica. Ako pokušate promijeniti ćelije u zaokretnoj tablici, Excel će vam reći da ne možete promijeniti dio zaokretne tablice. Da biste iz pivot tablice prešli na samo vrijednosti, slijedite ove korake:
- Pomaknite pokazivač ćelije izvan zaokretne tablice.
- Ako zaokretna tablica započinje na retku 1, umetnite novi redak 1.
- Započnite isticanje u novom praznom retku 1 i povucite prema dolje kako biste odabrali cijelu zaokretnu tablicu.
- Da biste kopirali ovaj raspon, pritisnite Ctrl + C (ili Uredi - Kopiraj).
- S istim odabranim područjem učinite Uredi - Posebno zalijepi - Vrijednosti - U redu da biste promijenili zaokretnu tablicu u samo statičku vrijednost.
Ali ovdje je pravi savjet za ovaj tjedan. Piše Jennifer
Neprestano sam se susretao s problemom upotrebe opcije zaokretne tablice za sažimanje hrpa podataka, ali ne ispunjava retke ispod svake promjene u kategoriji redaka. Znate li kako napraviti da se pivot tablica popunjava ispod svake promjene u kategoriji ?? Morao sam povući i kopirati svaki kod prema dolje kako bih mogao napraviti više zaokretnih tablica ili sortiranje. Pokušao sam promijeniti mogućnosti u pivot tablici, ali bezuspješno.
Odgovor nije lako naučiti. Nije intuitivno. Ali, ako mrzite vući te stanice prema dolje, voljet ćete odvojiti vrijeme da naučite ovaj proces! Slijedite - čini se dugo i razvučeno, ali stvarno stvarno djeluje. Kad ga dobijete, to možete učiniti za 20 sekundi.
Ovdje zapravo postoje 2 ili 3 nova savjeta. Recimo da s lijeve strane imate 2 stupca u formatu obrisa koji treba popuniti. Označite od ćelije A3 sve do ćelije B999 (ili što god da je vaš zadnji red podataka.)
Trik # 1. Odabirom svih praznih ćelija u tom rasponu.
Pritisnite Ctrl + G, alt = "" + S + K, a zatim unesite. ha?
Ctrl + G otvara dijalog GoTo
Alt + S će u dijaloškom okviru odabrati gumb "Posebno"
Dijalog Goto-Special nevjerojatna je stvar o kojoj malo tko zna. Pritisnite "k" za odabir "praznih mjesta". Pritisnite Enter ili kliknite U redu i sada ćete odabrati samo sve prazne ćelije u stupcima kontura zaokretne tablice. Sve su to stanice koje želite popuniti.
Trik # 2. Ne gledajte zaslon dok to radite - previše je zastrašujuće i zbunjujuće.
Pritisnite tipku jednako. Pritisnite strelicu prema gore. Držite pritisnutu tipku Ctrl i pritisnite Enter. Pritiskom na jednako i strelica prema gore kaže: "Želim da ova stanica bude baš poput ćelije iznad mene." Držeći pritisnutu tipku Ctrl kad pritisnete enter, kaže se: "Unesite tu istu formulu u svaku odabranu ćeliju, koja je zahvaljujući triku # 1 sve prazne ćelije koje smo željeli ispuniti.
Trik # 3. Što Jennifer već zna, ali tu je zbog cjelovitosti.
Sada sve te formule morate promijeniti u vrijednosti. Ponovno odaberite sve ćelije u A3: B999, a ne samo prazne prostore. Pritisnite Ctrl + C da biste kopirali ovaj raspon. Pritisnite alt = "" + E pa sv (unesite). zalijepiti ove formule posebnim vrijednostima.
Ta-da! Nikada više nećete provesti popodne ručno povlačeći naslove stupaca u zaokretnoj tablici.
