Popravljanje Excel podataka pomoću Flash Fill-a - Excel savjeti

Sadržaj

Svake srijede šaljem omiljeni Excel-ov savjet voditelja Excel-ovog projekta Ash Sharme. Ovaj tjedan, Flash Fill. Predstavljen u programu Excel 2013, Flash Fill omogućit će vam izdvajanje znakova iz stupca podataka ili spajanje podataka iz stupaca bez pisanja formule.

Razmotrite primjer prikazan u nastavku. Šifra proizvoda ima tri segmenta odvojena crticom. Želite izvući srednji segment. Prvi segment mogao bi imati 3 ili 4 znaka. Drugi je segment uvijek 2 znaka. Formula za izdvajanje srednji segment nije raketna znanost, ali to nije nešto početnik bi se s: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Formula prikazana u E2 je srednji Excel

Ali s Flash Fill-om ne morate smisliti formulu. Slijedite ove jednostavne korake:

  1. Obavezno ima naslov iznad A2.
  2. Upišite naslov u B1.
  3. Upišite ME u B2.
  4. Ovdje imate izbor. Možete odabrati B3 i pritisnuti Ctrl + E da biste pozvali Flash Fill. Ili možete otići na B3 i upisati prvo slovo točnog odgovora: E. Ako počnete tipkati u EU, Flash Fill će prijeći u akciju i prikazat će vam zasivljeni stupac rezultata. Pritisnite Enter da biste dobili rezultate.
f
Excel nudi flash punjenje

Osobno, pretpostavljam da sam pomalo nakaza za kontrolu. Želim reći Flash Fill-u kada treba prijeći u akciju.

Sivo efektno prikazano na prethodnoj slici sjajno je omogućiti početniku programa Excel da otkrije da Flash Fill postoji. Otkriti će da će netko uskoro otkucati tisuće stanica i spriječiti da se to dogodi. Flash Fill je vjerojatno uštedio milijune sati produktivnosti.

Ali postoje suptilnosti u Flash Fill-u - ja ga nazivam Advanced Flash Fill - i ako razumijete te suptilnosti, morat ćete natjerati Flash Fill da pričeka do pravog vremena.

Ako želite preuzeti kontrolu i ako se Flash Fill dogodi samo kada pritisnete Ctrl + E, idite na File, Options, Advanced i poništite Automatsko Flash Fill.

Spriječite da Flash Fill djeluje prerano

Evo složenijeg primjera. Šifra proizvoda u stupcu I sadrži kombinaciju znamenki i velikih slova. Želite dobiti samo znamenke ili samo znakove. Za to postoji formula, ali ne mogu je se sjetiti. Slobodno gledajte Dueling Excel Video 186 za formulu niza ili VBA korisnički definiranu funkciju. Neću gledati video, jer to mogu riješiti flash ispunom.

Izdvajanje znamenki složena je formula

Ovo je jedan od onih slučajeva kada Flash Fill neće moći shvatiti uzorak iz jednog primjera. Ako utipkate '0252 u J3, a zatim Ctrl + E iz J4, Excel neće moći odgonetnuti odgovor kad god broj dijela započinje znamenkom.

f
Flash punjenje prerano i ne uspijeva

Umjesto toga slijedite ove korake:

  1. Provjerite nalazi li se naslov iznad I2. Dodajte naslov u J1 i K1. Ako nema naslova, Flash Fill neće raditi.
  2. Apsolutno vam je potrebna vodeća nula koja će se pojaviti u 0252 u ćeliji J2. Ako samo upišete 0252, Excel će ga promijeniti u 252. Dakle, upišite apostrof ('), a zatim 0252 u J2.
  3. U J3 upišite '619816
  4. U J4 upišite '0115
  5. Iz J5 pritisnite Ctrl + E. Flash Fill ispravno će dobiti samo znamenke
Flash ispunjava namjeru nakon 3 primjera

Oprez

Flash Fill će pogledati sve stupce u trenutnoj regiji. Ako pokušate izvući slova iz stupca I dok je stupac J u Trenutnoj regiji, Flash Fill ima problema. Umjesto toga, slijedite ove korake.

  1. Odaberite stupce J & K. Početna, Umetanje, Umetanje redaka lista da biste pomaknuli stupac Znamenke s puta.
  2. U J1 upišite naslov.
  3. U J2 upišite BDNQGX

  4. U J3 pritisnite Ctrl + E. Flash Fill će ispravno raditi.

    Izolirajte stupce koji sadrže izvorne podatke

Flash Fill se može koristiti na više stupaca. U donjem primjeru želite inicijale iz stupca Z, nakon kojih slijedi točka. Zatim razmak i prezime iz stupca AA. Želite da cijela stvar bude ispravna. Da nije bilo ljudi s dvocijevnim imenima, mogli biste koristiti =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Ali bavljenje ME Waltonom dramatično bi otežalo tu formulu. Flash ispunite u pomoć.

  1. Provjerite postoje li naslovi u Z1, AA1 i AB1.
  2. Upišite J. Doe u AB2

  3. Odaberite ćeliju AB3 i pritisnite Ctrl + E. Flash ispunjavanje će prijeći na akciju, ali neće koristiti oba inicijala u redovima 6, 10 ili 18.

    Flash ispunjavanje može naučiti na ispravkama

  4. Odaberite ćeliju AB6 i upišite novi uzorak: ME Walton. Pritisni enter. Za čudo, Flash Fill potražit će druge s ovim uzorkom i ispravit će BB Millera i MJ Whitea.

    Flash ispunjavanje može naučiti na ispravkama

Zahvaljujemo Ash Sharmi što je nevjerojatnu značajku Flash Fill predložio kao jednu od svojih omiljenih.

Volim pitati Excel tim za njihove omiljene značajke. Svake srijede podijelit ću jedan od njihovih odgovora.

Excel misao dana

Pitao sam svoje prijatelje Excel Master za savjet o Excelu. Današnja misao za razmišljanje:

"Apsorbirajte ono što je korisno; zanemarite ono što je beskorisno."

Sumit Bansal

Zanimljivi članci...