Nedavno sam bio vani na nekoliko Power Power seminara. Kad u sobu smjestite 150 računovođa na jutro ispunjeno smijehom Excel-ovih savjeta i trikova, uvijek naučim nešto novo. Netko iz publike u stanju je podijeliti kul trik s ostatkom sobe.
U današnjoj epizodi imam zbirku novih trikova. To su zapravo trikovi koji su bolji ili drugačiji od ekvivalentne metode o kojoj se govori u knjizi. Sigurno će biti u sljedećoj reviziji knjige.
Inače, volio bih doći u vaš grad kako bih održao Power Excel seminar. Ako pripadate profesionalnoj grupi kao što je lokalno poglavlje Instituta upravnih računovođa, Instituta unutarnjih revizora, AICPA-e, MSP-a itd., Zašto ne biste predložili da me rezerviraju za jedan od svojih nadolazećih CPE dana? Pošaljite svog predsjedatelja programa poglavlja na ovu stranicu za detalje.
Pronađite razliku između dva datuma
Obično govorimo o metodama za korištenje =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funkcije, ali je super star funkciju skriva u Excelu.
Funkcija DATEDIF je preostala od Lotusa. Iako pomoć programa Excel ne govori o ovoj funkciji, to je sjajan način da se pronađe razlika između dva datuma.
Sintaksa je =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Ovdje su važeće vrijednosti koje možete koristiti za Code.
- Y - reći će vam broj punih godina između dva datuma.
- YM - reći će vam broj kompletnih mjeseci, bez godina, između dva datuma.
- MD - reći će vam broj cjelokupnih dana, izuzev kompletnih mjeseci, između dva datuma.
- M - reći će vam broj kompletnih mjeseci. Na primjer, živ sam 495 mjeseci
- D - reći će vam broj dana. Na primjer, živ sam 15.115 dana. Ovo je trivijalna upotreba, jer biste mogli samo oduzeti jedan datum drugom i oblikovati kao broj da biste duplicirali ovaj kôd.
Korisni kodovi su prva tri koda. U emisiji sam demonstrirao ovaj radni list. Identične formule u stupcima D, E i F izračunavaju DATEDIF u godinama, mjesecima i danima.
Formula u stupcu G to niže da bi se stvorio tekst s duljinom vremena u godinama, mjesecima i danima.
To biste mogli kombinirati u jednu formulu. Ako ćelija A2 sadrži datum pridruživanja, upotrijebite sljedeću formulu u B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Zbroj vidljivih stanica
Dodajte funkciju SUM ispod baze podataka, a zatim upotrijebite AutoFilter za filtriranje baze podataka. Excel će dosadno uključiti skrivene retke u zbroj!
Umjesto toga slijedite ove korake:
- Upotrijebite Data - Filter - AutoFilter da biste dodali padajuće izbornike AutoFilter.
- Odaberite filtar za jedno polje
- Idite na praznu ćeliju ispod jednog od numeričkih stupaca u bazi podataka.
- Kliknite grčko slovo E (Sigma) na standardnoj alatnoj traci. Umjesto unosa
=SUM(), Excel će unijeti=SUBTOTAL()i koristiti kodove kako bi spriječio uključivanje skrivenih redaka.
Tipka prečaca za ponavljanje posljednje naredbe
Tipka F4 ponovit će zadnju naredbu koju ste izvršili.
Na primjer, odaberite ćeliju i kliknite ikonu B kako biste stanicu učinili podebljanom.
Sada odaberite drugu ćeliju i pritisnite F4. Excel će tu ćeliju podebljati.
F4 će se sjetiti posljednje naredbe. Dakle, možete izraditi ćeliju u kurzivu, a zatim upotrijebiti F4 za izradu mnogih stanica u kurzivu.
Unaprijed odaberite raspon ćelija koje želite unijeti
U knjizi ću vam pokazati kako koristiti Alati - Opcije - Uredi - Premjesti odabir nakon unosa smjera - Desno kako biste prisilili Excel da se pomakne udesno kada pritisnete tipku enter. To je dobro kada morate unijeti podatke koji idu preko reda.
Posebno je korisno ako brojeve unosite na numeričku tipkovnicu. Trik vam omogućuje da upišete 123 Enter i završite u sljedećoj ćeliji. Držeći rukama numeričku tipkovnicu, možete brže unositi brojeve.
Netko je predložio poboljšanje ove tehnike. Unaprijed odaberite raspon u koji ćete unositi podatke. Prednost je u tome što će, kada dođete do zadnjeg stupca i pritisnete Enter, Excel skočiti na početak sljedećeg retka.
Na donjoj slici pritiskom na Enter premjestit ćete se u ćeliju B6.
Ctrl + Povucite ručku za popunjavanje
Mnogo sam puta u emisiji pokazao trik Fill Handle. Unesite ponedjeljak u A1. Ako odaberete ćeliju A1, u donjem desnom kutu ćelije nalazi se četvrtasta točka. Ova je točka ručka za popunjavanje. Kliknite ručku za punjenje i povucite prema dolje ili udesno. Excel će popuniti utorak, srijeda, četvrtak, petak, subota, nedjelja. Ako povučete za više od 7 ćelija, Excel će se ponovno pokrenuti u ponedjeljak.
Excel je stvarno dobar. Sve ove serije može automatski proširiti:
- Ponedjeljak - utorak, srijeda, četvrtak, petak itd.
- Siječanj - veljača, ožujak, travanj itd.
- Siječanj - veljača, ožujak itd.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 itd.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 itd.
- 1. razdoblje - 2. razdoblje, 3. razdoblje, 4. razdoblje itd.
- 23. listopada 2006. - 24. listopada 2006., 25. listopada 2006. itd.
Budući da Excel može SVE ove nevjerojatne serije, što biste očekivali ako unesete 1 i povučete ručku za popunjavanje?
Mogli biste očekivati da ćete dobiti 1, 2, 3, …
Ali stvarno dobivate 1, 1, 1, 1, 1, …
Knjiga govori o zamršenoj metodi. Unesite 1 u A1. Unesite 2 u A2. Odaberite A1: A2. Povucite ručku za punjenje. Postoji bolji način.
Jednostavno unesite 1 u A1. Ctrl + Povucite ručku za popunjavanje. Excel će ispuniti 1, 2, 3. Čini se da držanje Ctrl nadjačava normalno ponašanje ručke za popunjavanje.
Netko je na seminaru rekao da bi želio unijeti datum, povući datum i neka Excel zadrži isti datum. Ako držite tipku Ctrl dok povlačite ručicu za popunjavanje, Excel će nadjačati normalno ponašanje (povećavajući datum) i dat će vam isti datum u svim stanicama.
