Pretvori višeredne podatke u retke - Excel savjeti

Sadržaj

lan Z poslao je ovotjedni problem s Excelom. Njegov MIS odjel daje mu datoteku generiranu iz starog izvješća COBOL-a. Nakon otvaranja datoteke u Excelu, ima 2500 sljedećih redaka:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan želi ovo ASCII izvješće dobiti u korisnom formatu: jedan redak po kupcu, a država i Zip dodani su ostatku podataka. Također želi spojiti dvije beskorisne linije. Očito je da ne želimo sve ovo raditi ručno. Evo jednog načina za brzo rješavanje nereda.

S formulama

  • Umetnite dva prazna stupca s lijeve strane podataka.
  • Dodajte redak zaglavlja iznad podataka.
  • Stupac A naziva se "Slijed"
  • Stupac B naziva se "Vrsta reda"
  • Stupac C naziva se "Podaci"
  • Neka svi naslovi budu podebljani
  • Stupac A koristit će se za dodjeljivanje broja svakom logičkom zapisu u izvješću. Budući da ovo izvješće ima 4 fizičke linije za svaki logički zapis, trebamo svaki skup od 4 retka da bismo imali isti broj logičkog zapisa. Obično unosim vrijednosti za prvi zapis, a zatim dizajniram formule za drugi zapis koji se mogu kopirati u cijelo izvješće.
  • U ćelije A2: A5 unesite 1. U ćeliju A6 unesite = A5 + 1. U ćeliju A7 unesite = A6. Kopirajte A7 u A8 i A9. Sada imate kopirani skup formula za 2. logički zapis izvješća.
  • Odaberite A6: A9 i pritisnite Ctrl C za kopiranje. Odaberite A10: A2501 i pritisnite Ctrl V da biste zalijepili.
  • Stupac B koristit će se za utvrđivanje je li određeni redak 1., 2., 3. ili 4. segment logičkog zapisa.
  • U ćelije B2: B5 unesite 1, 2, 3 i 4. U ćeliju B6 unesite = B2. Kopirajte ćeliju B6 iz B7: B2501.

Nakon promjene u vrijednosti

Sada kada imate brojeve sekvenci i tipove redaka za sve svoje podatke, morate promijeniti formule u vrijednosti. Odaberite A2: B2501. Uredi> Kopiraj, Uredi> Posebno zalijepi> Vrijednosti> U redu.

Sad kad su redni brojevi i vrste redaka dodijeljeni za sve retke, skoro smo gotovi. Razvrstajte podatke prema vrsti retka kao primarnom ključu i slijedu kao sekundarnom ključu. To će uzrokovati 625 gornjih redaka svakog zapisa da isplivaju do ćelija C2: C626. 2. redak svakog zapisa bit će u C626: C1251. "Beskorisni" redovi započet će u C1252 i mogu se izbrisati. Premjesti stanice C626: C1251 u ćeliju D2. U ćeliju E2 unesite formulu =C2&D2. Ovu formulu možete kopirati s E2 na E626. Koristite isti trik zalijepiti posebnu vrijednost za promjenu iz formula u vrijednosti, brisanje stupaca AD i dobili ste rezultat.

Odavde možete koristiti čarobnjak za pretvaranje teksta u stupce za daljnju obradu podataka

Ovaj postupak možete jednostavno prilagoditi za obradu bilo koje vrste ASCII izvješća. Morate shvatiti koliko fizički ispisanih redaka čini jedan logični zapis u izvješću.

Zanimljivi članci...