Spajanje pošte u PDF iz Excela - Vijesti

1. siječnja 2018. minimalna plaća u New Yorku povećava se na 13,50 dolara. To znači da se milijuni primjeraka obrasca LS 54S ili obrasca LS54 - Obavijest i potvrda o visini plaće moraju poslati radnicima. Država New York daje praznu kopiju ovog obrasca kao PDF zaštićen lozinkom. Kako možete koristiti Excel za pripremu stotina takvih dokumenata za svoje zaposlenike?

Iako je postupak spajanja pošte iz programa Excel u Word dokumentiran na (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), možete li izvršiti spajanje pošte iz Excela u PDF?

Iznenadio sam se da je najbolje rješenje za ovaj postupak korištenje Adobe InDesign! Ali prvo, da ponovim svoja dva neuspjela pokušaja:

• Neuspjeli pokušaj 1: Pokušao sam replicirati obrazac LS54 u Excelu pomoću niza izrezaka zaslona kako bih se omotao oko ćelija koje bi sadržavale polja u Excelu. To je trajalo zauvijek, a kad su se ispisivali, isječci s zaslona izgledali su užasno.

  

• Neuspjeli pokušaj 2: Koristite Adobe Acrobat. Pomislili biste da puna verzija programa Acrobat nudi način popunjavanja obrasca pomoću spajanja pošte. Postoji opcija Uvoz podataka pod Alati, Obrasci, Više opcija obrasca. Gubio sam vrijeme za dodavanje polja u PDF, uvezao proračunsku tablicu, a zatim sam se razočarao kad sam otkrio da istodobno mogu ispuniti samo jedan obrazac. Odaberite redak 2 i mogao bih ispisati prvog zaposlenika. Ali tada bih morao odabrati redak 3, ispis, odabir reda 4, ispis, red 5, ispis, i to nikada neće uspjeti za 750 zaposlenika.

  

Rješavanje problema pomoću Adobe InDesign

Ovdje objavljujemo knjige pod svetim makronaredbom! Otisak knjiga. Pretplaćeni smo na paket Adobe Creative Cloud, koji nam daje Photoshop, Lightroom, Acrobat i nešto što se zove InDesign. Provjerite u svojoj tvrtki, vjerojatno je da netko iz vaših marketinških ili kreativnih odjela već ima pretplatu na Adobe Indesign.

Pomoću InDesigna uspio sam riješiti problem za manje od sat vremena. Ovdje sam dokumentirao korake za pojednostavljivanje vašeg postupka.

• 1. dio: Pretvorite PDF zaštićen lozinkom u grafiku

  1. Preuzmite obrazac LS54S s rada.ny.gov na obrascu LS54S
  2. (Izborno) Prokletstvo države zbog lozinke koja štiti PDF
  3. Pretvorite PDF u sliku. Ako imate Acrobat, koristite File, Export To, Image, JPEG.webp. Ako to ne učinite, možete upotrijebiti alat za izrezivanje u sustavu Windows da biste uhvatili obrazac. Samo provjerite prikazuje li Acrobat Reader obrazac na 100%.

• 2. dio: Izradite dokument u InDesignu

  4. Otvorite Adobe InDesign. Odaberite Datoteka, Novo, Dokument. Prvi korak u dijaloškom okviru Novi dokument je kliknuti drugu ikonu pod Orijentacija da biste napravili pejzaž dokumenta. Promijenite jedinice u inči, širina na 11, visina na 8,5. Promijenite gornju marginu u 0 i InDesign će sve margine učiniti 0.

     
  5. Dvaput kliknite desnu stranu A-Master-a na ploči Pages

  6. Iz Windows Explorera povucite JPG.webp iz koraka 3 i ispustite ga na Paste Board koji je izvan glavne stranice. Ako ste novi u InDesignu, pomislili biste da biste trebali povući i ispustiti sliku * unutar stranice *, ali to bi bilo pogrešno. Dijelim trik koji sam naučila od Anne Marie Concepcion "Njezina geekness". Ako ikada budete trebali postati majstor u InDesignu, trebali biste zaposliti Anne Marie. Kad ispustite sliku na glavnu stranicu, ne možete doći do ručica za promjenu veličine. Umjesto toga, ispustite sliku neposredno ispred glavne stranice, sada imate pristup ručicama za promjenu veličine. Promijenite veličinu dokumenta tako da stane na stranicu držeći pritisnutu tipku Shift dok povlačite gornju lijevu ručicu za promjenu veličine prema dolje. Kad je dokument malo manji od stranice, povucite ga preko glavne bočne stranice s desne strane. Ne zajebavajte se što ste odsjekli pola teksta!

     
  7. Pritisnite moju omiljenu tipkovničku prečicu svih vremena: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Tako će se cijela slika uklopiti u novopromijenjeni okvir. Znam na desetke tipki prečaca u Excelu. Znam samo dvije tipke prečaca u InDesignu i Ctrl + alt = "" + Shift + E je jedna od njih. Potpuno me zastrašuje da bi InDesign mogao možda imati još 25 tipki prečaca poput Ctrl + alt = "" + Shift + A do Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Dio 3: Ispunite fiksna polja

  Na obrascu postoje neka polja koja će biti ista za sve zaposlenike. Na primjer, naziv tvrtke može biti jednak za sve. Evo kako na InDesign dodajte glavnu stranicu na glavnu stranicu.

  8. Pritisnite tipku F za pokretanje okvira. Pomoću miša nacrtajte pravokutnik tamo gdje želite da se pojavi fiksni tekst. U početku će ovaj okvir imati X kroz njega.

     
  9. Desnom tipkom miša kliknite svoj novo nacrtani okvir. Na pola puta kroz dugi kontekstni izbornik odaberite Kontekst, Tekst.
  10. Pritisnite tipku T za ulazak u način unosa teksta

  11. Kliknite unutar okvira i upišite fiksni tekst. Ako trebate promijeniti font, odaberite tekst i upotrijebite ikonu "A" iznad zaslona kako biste otkrili alate za znakove.

      

  12. Ponovite korake od 8 do 11 za sva ostala polja koja moraju biti konstantna u svim obrascima. Ovo je monotono. Dobivanje malenog okvira s malim “X” u 9 točaka poredanih s potvrdnim okvirima nije zabavno, ali je izvodljivo. Ako trebate premjestiti okvir ili promijeniti veličinu okvira, morat ćete ga odabrati prvim alatom sa strelicom s lijeve strane. Zove se Alat za odabir (za razliku od manje korisnog Alata za izravni odabir koji je druga strelica u okviru).

      

  Pro savjet # 1: Odaberite prvi okvir. Ctrl + C za kopiranje. Ctrl + V da biste zalijepili novi okvir u sredinu stranice. Povucite novi okvir u položaj. Ovo je super korisno kada za potvrdne okvire dobijete mali X.

  Savjet za profesionalce br. 2: Teško je koristiti miša da biste postavili "X" u pravi položaj. Nakon odabira okvira, pomoću tipki sa strelicama na tipkovnici pomaknite okvir u položaj.

  Pro savjet 3: Sve slike u InDesign-u počinju izgledati užasno. To je značajka, a ne greška! Razmislite o knjizi. Power Excel 2017 With ima 1400 slika. Računalo bi propalo kad bi pokušali prikazati svih 1400 slika u visokoj rezoluciji. Vaš dokument ima jednu sliku i vjerojatno si možete priuštiti prikaz slike u visokoj razlučivosti. Odaberite sliku klikom na bijeli prostor na obrascu. Desnom tipkom miša kliknite i odaberite Izvedba zaslona, ​​Zaslon visoke kvalitete. Presto! Slika postaje oštra.

  

• Dio 4: Ispunite podatke u Excelu

  Sveta proračunska tablica! Trebalo mi je toliko vremena da dođem do Excel dijela tehnike.

  13. U red 1. stavite jednostavne naslove od jedne riječi. Formatirajte sva polja valuta kao valutu ili ćete u spojenom PDF-u pronaći 13,50 USD kao 13,5. Shvaćam da na obrascu već postoji znak dolara, ali 13,50 dolara izgleda bolje od 13,5 dolara.
  14. Koristi datoteku, spremi kao. Spremite dokument kao Excel datoteku kako biste ga kasnije mogli uređivati.
  15. Koristi datoteku, spremi kao. Spremite dokument kao tekst (razdvojeno tabulatorima) (* .txt). Svakako zapamtite put i naziv datoteke kako biste ih kasnije mogli pronaći. Zatvorite datoteku u Excelu ili ćete u 17. koraku dobiti poruku o pogrešci.

• Dio 5: Povratak na InDesign za dodavanje polja obrasca

  16. Na izborniku InDesign odaberite Prozor, Uslužni programi, Spajanje podataka. Pojavit će se maleni prozor za spajanje podataka koji pluta negdje iznad InDesigna. Svaka mala plutajuća ploča u InDesignu ima čitav niz korisnih naredbi skrivenih iza onoga što nazivaju Izbornik panela. Evo slike ikone Panel Menu:

      
  17. Otvorite izbornik ploče na spajanju podataka. Odaberite Odabir izvora podataka. Pregledajte i odaberite datoteku .TXT iz koraka 15. Ploča za spajanje podataka sada prikazuje imena polja iz retka 1 vaše proračunske tablice. U svijetu povlačenja i ispuštanja pomislili biste da ova polja možete povući na svoj obrazac, ali ne možete. Umjesto toga, ponovite korake 8 i 9 da biste nacrtali nove okvire tamo gdje želite da ta polja idu. Neka okviri budu lijepi i široki u slučaju da je jedan od vaših zaposlenika John Jacob Jinglebells III. Posebno za polja za plaćanje i prekovremeni rad LS-54S, možda ćete trebati promijeniti na 10 točaka kako biste omogućili da okvir stane.

  18. Kliknite unutar praznog okvira za Ime. Na ploči Spajanje podataka kliknite Ime. Presto! <> pojavljuje se u okviru. Ponovite za Wage i OT.

      
  19. Ovaj korak nije obavezan, ali vrijedi šezdeset sekundi. Kliknite okvir Pregled u donjem lijevom dijelu ploče Spajanje podataka. Vidjet ćete podatke iz prvog zapisa. Upotrijebite ikone strelica lijevo i desno na dnu ploče Spajanje podataka da biste vidjeli sljedeći zapis.
  20. Prije spajanja spremite datoteku InDesign. Trenutno sam spremio svoj dokument i možete ga preuzeti odavde.

  Da rezimiramo, ako pogledate na ploči Stranice, sve ste ovo radili na desnoj strani stranice A-Master. Ali iz minijature možete vidjeti da se sve na stranici Master prikazuje na stranici 1 vašeg dokumenta.

  

• 6. dio: Konačno, Spajanje pošte

  21. Na vrhu ploče Spajanje podataka nalazi se ikona koja izgleda poput stranice matrice s brojem 4. To je simbol za Stvaranje spojenog dokumenta. Kliknite ga.

      

  22. Sve su postavke u Stvori spojeni dokument točne. Kliknite U redu.

      
  23. Dobit ćete jednu od dvije poruke. Ili: „Nije generiran prekomjerni tekst“ ili „U tim ste zapisima nadmašili tekst“.

  U InDesign-u riječi "Overset Text" znače da imate više znakova nego što stane u okvir teksta. Nisam pronašao niti jedan ekvivalent Excelovog Shrink to Fit. Ako kažu da ste nadmašili tekst na zapisu 450, idite na stranicu 450 na ploči Pages i provjerite imate li zaposlenika s jako dugim imenom. Vratite se na desnu stranu stranice A-Master i promijenite veličinu okvira za to polje.

  U ovom trenutku imat ćete velik dokument u InDesign-u. U mom slučaju imam 114 stranica jer sam u datoteci Excel imao 114 zapisa. Kliknite bilo koju stranicu na ploči Stranice da biste vidjeli tu stranicu s popunjenim podacima.

  Neki savjeti: Izbornik ploče Spajanje podataka nudi naredbu Ažuriranje izvora podataka. Ako promijenite osnovnu Excel datoteku i spremite kao novu tekstualnu datoteku, upotrijebite naredbu da biste donijeli promjene. Za ponovno spajanje morat ćete ponoviti 21. korak.

• Dio 7: Izvoz u PDF kako biste mogli ispisivati

  24. Na izborniku Datoteka odaberite Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Odaberite put i ime datoteke. Prihvatite sve tisuće postavki u dijaloškom okviru Izvoz Adobe PDF-a. Kliknite U redu

  Jedna zaključna bilješka ovdje: U stvarnom smo životu imali 751 zaposlenika. Dva sam puta stavio svakog zaposlenika u datoteku kako bismo mogli ispisati dvije kopije za svakog zaposlenika i staviti ih u zbirku. Dobijeni PDF s 1502 stranice čudesno je bio velik samo 2,48 MB! Nekako su čarobnjaci u Adobeu uspjeli spremiti jednu kopiju slike i ponovno je upotrebljavali. Moj prvi pogrešni pokušaj spajanja pošte pomoću Excela stvorio je PDF datoteke loših izgleda i nije moglo biti poslano e-poštom.

  Ako ne možete pronaći kopiju InDesigna ili vam se ovi koraci čine previše zastrašujućim, unajmite Excel savjetnika koji će za vas izvršiti spajanje pošte u PDF.