Netko iz pričuve američke vojske pitao je:
Imam jednostavnu proračunsku tablicu s rokovima dospijeća. Postoji li način da rokovi postanu zeleni kad isteknu 10 dana, a zatim crveni kad isteknu 5 dana?
Ovo je jednostavan zadatak pomoću uvjetnog oblikovanja. Ova je značajka uvedena u programu Excel 95. Omogućuje vam da odredite do tri uvjeta i automatski promijenite oblikovanje ćelije na temelju tih uvjeta. Možete promijeniti font, font učiniti podebljanim, promijeniti boju i boju pozadine. Ako imate stanice koje želite nadzirati kako biste vidjeli ostavljaju li određenu toleranciju, uvjetno formatiranje izvrstan je alat za upotrebu.
Najbolja metoda je postaviti uvjetni format za prvu ćeliju u stupcu s datumima, a zatim kopirati taj format u sve ostale ćelije u rasponu.
Recimo da je vaš raspon datuma u E2: 200. Odabrali biste ćeliju E2 i slijedili ove korake: (pomaknite se malo prema dolje da biste vidjeli sliku dok čitate …)
- Na izborniku odaberite Format - Uvjetno oblikovanje …
- S lijeve strane dijaloškog okvira uvjetnog oblikovanja nalazi se padajući izbornik koji kaže "Vrijednost ćelije je". Kliknite taj DropDown i promijenite vrijednost u "Formula Is". To će promijeniti desnu stranu dijaloškog okvira u jedno dugo polje.
- U to polje unesite ovu formulu:
=(E2-TODAY())<6(Imajte na umu da ako vaš prvi datum nije u E2, promijenite E2 u ćeliju u kojoj se nalazite) - Kliknite gumb Format pri dnu dijaloškog okvira za uvjetno formatiranje.
- U sredini kartice Font nalazi se padajući meni u boji. Odaberite Crvenu. Ili - odaberite žutu, a na kartici uzoraka odaberite Crvenu. To će ih doista istaknuti. Pritisnite U redu za povratak u dijaloški okvir Uvjetno oblikovanje.
Gore navedeni koraci učinit će da rokovi u roku od 5 dana od danas postanu crveni. Dok ste još uvijek u dijaloškom okviru s uvjetnim oblikovanjem, učinite sljedeće:
- Kliknite gumb Dodaj >> na dnu dijaloškog okvira i pojavit će se novi Uvjet 2.
- Promijenite "Vrijednost ćelije je" u "Formula Je"
- Unesite formulu
=(E2-TODAY())<11 - Pritisnite gumb Format i odaberite plavi font i zeleni uzorak. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir Oblikovanje ćelija.
- Vaš dijaloški okvir uvjetnog oblikovanja trebao bi izgledati poput ovog. Kliknite U redu.
Skoro smo tamo. Jednom kada prođete sve ove korake kako biste postavili uvjetni format za prvu ćeliju, lako je koristiti značajku Posebno lijepljenje za kopiranje formata na cijeli raspon datuma. Kada zalijepite posebne - formate, kopirat će se i uvjetni format.
- Odaberite ćeliju u koju ste dodali conditonal formatiranje. U ovom primjeru to je E2.
- Na izborniku odaberite Uredi - Kopiraj.
- Istaknite sve ostale datume u svojim podacima - E3: E200. AKO ćete dodati više podataka, slobodno istaknite neke dodatne retke.
- Na izborniku odaberite Uredi - Zalijepi posebno …
- U dijaloškom okviru Zalijepi posebno odaberite četvrti unos u lijevom stupcu - Formati.
- Kliknite U redu.
Ovo će kopirati uvjetno formatiranje u sve ćelije koje ste odabrali. Imajte na umu da će kopirati i obrube i formate brojeva, tako da ćete možda morati prilagoditi svoje granice nakon što izvršite ovu operaciju.
Bilješke:
- Postoje ograničenja od 3 uvjetna formata koja se mogu primijeniti na bilo koju ćeliju. Uključujući zadano oblikovanje koje se odnosi na ćelije koje ne ispunjavaju nijedan od uvjeta, to znači da automatski možete primijeniti do 4 formata na ćeliju.
- Ako ovo trebate proširiti na više od 4 formata, morat ćete napisati makronaredbu u VBA. Makronaredba će biti relativno spora, jer će morati ažurirati sve stanice nakon što napravite bilo kakvu promjenu u proračunskoj tablici. Za to možete angažirati i savjetnika za Excel.
- Najteži dio postavljanja uvjetnog oblikovanja je upisivanje formule u okvir formule. Ne zaboravite uvijek započeti formulu znakom jednakosti. U knjizi bi moglo biti čitavo poglavlje posvećeno različitim formulama koje se mogu upisati u ovaj okvir. Moguće je unijeti formule koje se u potpunosti oslanjaju na druge stanice.
- Ako izađete iz unosa formule i vratite se kasnije da biste uredili formulu, Excel ima gadnu naviku tumačiti backspace znak kao pokušaj usmjeravanja na stanice. To će uvijek promijeniti vašu formulu u pogrešnu stvar. Pritisnite Escape za povratak na izvornu formulu. Korisno je mišem istaknuti pogrešni tekst, a zatim upisati više.
