Steve, klijent iz Karolina, postavio je pitanje koje je dovelo do ovog savjeta. Uobičajeno je da podaci uvezeni iz vanjskog sustava imaju polje datuma. Postoji jednostavna metoda s pivotnom tablicom za pretvaranje datuma u tjedne, mjesece, tromjesečja ili godine.
Zaokretne tablice uistinu su nevjerojatna značajka Excela. Ako niste upoznati s načinom izrade zaokretne tablice, pregledajte napredne trikove Excel zaokretne tablice.
Prilično često koristim zaokretne tablice i nedavno sam otkrio sposobnost automatskog grupiranja datuma u mjesece ili godine za analizu u zaokretnim tablicama.
Korištenjem čarobnjaka normalne zaokretne tablice prilično je jednostavno uzeti podatke poput onih prikazanih slijeva i stvoriti zaokretnu tablicu prikazanu dolje. U ovoj osnovnoj pivot tablici datumi se spuštaju sa strane, regije idu preko vrha.
Još u dane Excela 95, ako ste željeli dnevne datume zamijeniti mjesecima, morali ste pribjeći umetanju novog stupca u svoje izvorne podatke s funkcijom day (). U današnjoj verziji Excela postoji lakši način.
Za početak kliknite desnom tipkom miša na polje datuma u zaokretnoj tablici. Na skočnom izborniku odaberite Group and Outline, a zatim Group …
Imajte na umu da je ova opcija dostupna samo za polja u odjeljku retka ili stupca zaokretne tablice. Ako želite grupirati polje u odjeljku Stranica zaokretne tablice, prvo ga morate povući prema stupcima, grupirati, a zatim povući natrag do odjeljka Stranica.
Excel nudi 7 zadanih razina grupiranja. Možete odabrati jednu ili više njih u dijaloškom okviru Grupiranje. Ako odaberete jednu razinu grupiranja, polje zaokretne tablice (u ovom slučaju InvDate) ostat će kao polje, ali će se sada prikazati grupirano na određenu razinu.
Ako slučajno odaberete nekoliko razina grupiranja (recimo, mjesec, tromjesečje, godina), tada će Excel dodati novo polje na popis zaokretnih polja za 2. i 3. skupinu. Prema zadanim postavkama Excel tim kasnijim zaokretnim tablicama dodjeljuje naziv poput "Četvrtine" ili "Godine". Stoga je ovaj savjet izvrsno rješenje za pitanje: "Zašto moja zaokretna tablica ima dodatna polja koja se nazivaju" Godine ", a koja se čini da nisu u mojim izvornim podacima?"
Excel-ova zadana konvencija imenovanja za 2. i 3. razinu grupiranja ostavlja mnogo željenog kada imate 2 polja s datumima u zaokretnoj tablici i grupirate ih prema mjesecima, kvartalima i godinama. Recimo da imate polje za datum dospijeća i drugo polje za stvarni datum završetka. Ako grupirate oba ova polja prema mjesecima, tromjesečjima i godinama, popis zaokretnih polja dva će puta ponuditi tromjesečja i godine, a morat ćete se prisjetiti kojim redom ste dodali polja kad ste ih kasnije povukli sa popisa zaokretnih polja stožerna tablica. Iz tog razloga predlažem da se pomoću dijaloškog okvira s podacima o polju preimenujete u godine u nešto značajnije.
Nakon što navedete da želite InvDate grupirati po mjesecima, zaokretna tablica ponovno izračunava i sažima datume na jedan mjesečno. Ovo je vrlo učinkovita metoda za pružanje sažetih prikaza podataka s komponentom datuma.
