Kako u programu Excel mogu osigurati da se duplicirani brojevi računa ne unose u određeni stupac programa Excel?
U programu Excel 97 za to možete koristiti novu značajku provjere valjanosti podataka. U našem primjeru brojevi računa unose se u stupac A. Evo kako ga postaviti za jednu ćeliju:
- Sljedeća ćelija koju treba unijeti je A9. Kliknite ćeliju A9 i na izborniku odaberite Podaci> Provjera.
- U padajućem okviru "Dopusti:" odaberite "Prilagođeno"
- Unesite ovu formulu točno onako kako izgleda:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Kliknite karticu Upozorenje o pogrešci u dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka.
- Obavezno potvrdite okvir "Prikaži upozorenje".
- Za stil: odaberite Stop
- Unesite naslov "Nejedinstvena vrijednost"
- Unesite poruku "Morate unijeti jedinstveni broj fakture."
- Kliknite "U redu"
Možete ga testirati. Unesite novu vrijednost, recimo 10001 u ćeliju A9. Nema problema. Ali, pokušajte ponoviti vrijednost, recimo 10088 i pojavit će se sljedeće:
Posljednja stvar koju treba učiniti je kopiranje ove provjere valjanosti iz ćelije A9 u druge stanice u stupcu A.
- Kliknite u stupac A i odaberite Uredi> kopiraj da biste kopirali ćeliju.
- Odaberite velik raspon ćelija u stupcu A. Možda A10: A500.
- Odaberite Uredi, Zalijepi posebno. Iz dijaloškog okvira Posebno lijepljenje odaberite "Provjera valjanosti" i kliknite U redu. Pravilo provjere valjanosti koje ste unijeli iz ćelije A9 kopirat će se u sve ćelije do A500.
Ako kliknete na ćeliju A12 i odaberete Provjeru podataka, vidjet ćete da je Excel promijenio formulu provjere valjanosti u =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))To je sve što trebate znati da bi to funkcioniralo. Za one koji želite znati više, objasnit ću na engleskom kako funkcionira formula.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Sjedimo u ćeliji A9. Kažemo funkciji Vlookup da uzme vrijednost ćelije koju smo upravo unijeli (A9) i da pokuša pronaći podudaranje u ćelijama koje se kreću od A $ 1 do A8. Sljedeći argument, 1, kaže Vlookupu da kada se pronađe podudaranje govori nam podatke iz prvog stupca. Napokon, False u vlookupu kaže da tražimo samo točna podudaranja. Evo trika # 1: Ako VLOOKUP pronađe podudaranje, vratit će vrijednost. Ali, ako ne pronađe podudaranje, vratit će posebnu vrijednost "# N / A". Uobičajeno su ove # N / A vrijednosti loše, ali u ovom slučaju ŽELIMO # N / A. Ako dobijemo # N / A, tada znate da je ovaj novi unos jedinstven i ne odgovara ničemu iznad njega. Jednostavan način provjere je li vrijednost # N / A je upotreba funkcije ISNA (). Ako se nešto unutar ISNA () procijeni na # N / A, dobit ćete TRUE. Tako,kad unesu novi broj fakture, a on nije pronađen na popisu iznad ćelije, vlookup će vratiti # N / A, zbog čega će ISNA () biti istinita.
Drugi bit varke nalazi se u drugom argumentu za funkciju Vlookup. Pazio sam da odredim 1 USD: A8. Znak dolara prije 1 govori Excelu da kada kopiramo ovu provjeru u druge stanice, uvijek bi trebao početi tražiti ćeliju trenutnog stupca. To se naziva apsolutnom adresom. Jednako sam pazio da ne stavim znak dolara prije 8 u A8. To se naziva relativnom adresom i govori Excelu da bi, kada kopiramo ovu adresu, trebala prestati gledati ćeliju odmah iznad trenutne ćelije. Zatim, kada kopiramo provjeru valjanosti i pogledamo provjeru valjanosti ćelije A12, drugi argument u vlookupu ispravno prikazuje A $ 1: A11.
Dva su problema s ovim rješenjem. Prvo, to neće raditi u programu Excel 95. Drugo, provjere se provode samo na stanicama koje se mijenjaju. Ako unesete jedinstvenu vrijednost u ćeliju A9, a zatim se vratite gore i uredite ćeliju A6 da bude ista vrijednost koju ste unijeli u A9, logika provjere valjanosti u A9 neće se pozivati i na kraju ćete imati duplicirane vrijednosti na svom radnom listu.
Staromodna metoda korištena u programu Excel 95 riješit će oba ova problema. U staroj metodi logika provjere valjanosti sjedila bi u privremenom stupcu B. Da biste to postavili, unesite sljedeću formulu u ćeliju B9: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Kopirajte ovu formulu iz B9. Zalijepite ga u ćelije B2: B500. Sada, dok unosite brojeve računa u stupac A, stupac B prikazat će TRUE ako je račun jedinstven, a FALSE ako nije jedinstven.
