Da biste isprobali ovaj savjet na svom računalu, preuzmite i raspakirajte CFH249.zip.
Mnogo puta izrađujemo proračunske tablice koje će ispuniti drugi ljudi. Ako ti drugi ljudi ne gledaju Poziv za pomoć, možda neće biti pametni u proračunskim tablicama poput vas. Ti bi ljudi mogli pronaći neobične načine za unos pogrešne vrste podataka - unos teksta tamo gdje očekujete brojeve ili pogrešno pisanje regija. Upotrijebite Excelove značajke za provjeru podataka da biste kontrolirali što se može unijeti u vašu proračunsku tablicu.
Prema zadanim postavkama svaka je ćelija u Excelu postavljena tako da dopušta bilo koju vrijednost. Dijaloški okvir Data - Validation možete koristiti za kontrolu vrijednosti koje ljudi mogu unijeti u ćeliju.
Postavite ćeliju tako da dopušta cijele brojeve između 1 i 50
U donjem radnom listu želite ograničiti ćeliju B1 da prihvaća samo cijele brojeve između 1 i 50.
Odaberite ćeliju B1. Na izborniku Excela odaberite Podaci - Provjera valjanosti.
U početku dijalog Provjera podataka pokazuje da je ćelija postavljena tako da dopušta bilo koju vrijednost.
Na padajućem izborniku Dopusti odaberite Cijeli broj.
Nakon odabira cijelog broja, dijaloški okvir mijenja se tako da prikazuje minimalnu i maksimalnu vrijednost. Ovdje unesite 1 i 50.
U dijaloškom okviru Provjera podataka odaberite karticu Ulazna poruka. Vrijednosti na ovoj stranici pojavit će se u opisu alata koji će se pojaviti kad god netko odabere ćeliju. Unesite naslov i malo teksta koji će osobu voditi pomoću radnog lista.
Na kartici Upozorenje o pogrešci unesite poruku o pogrešci koja će se prikazati ako netko unese pogrešnu vrijednost.
Odaberite U redu da biste odbacili dijaloški okvir.
Kad bilo tko premjesti pokazivač na ćeliju B1, s tekstom će se pojaviti opis s kartice Ulazna poruka.
Ako pokušaju unijeti pogrešnu vrijednost, Excel prikazuje vašu poruku o pogrešci.
Jednom kada unesu pogrešnu vrijednost, moraju unijeti pravu vrijednost ili pritisnuti tipku Esc da bi izašli iz poruke o pogrešci. Pritiskom na Esc obrisat ćete unos u B1.
dodatni detalji
Imate određenu kontrolu nad budnošću Excel-a. Mrzim kad se strojevi pokušavaju pretvarati da su pametniji od mene. Što ako jednog dana vaša tvrtka poraste i zaista vrijedi imati predstavnika 51? Ako promijenite stil iz Stop u Upozorenje, tada će Excel obeshrabriti osobu da unese 51, ali će joj to dopustiti. Evo kartice upozorenja o pogrešci:
Rezultirajuća poruka o pogrešci ima zadani gumb koji pokazuje da bi rezultat trebao biti promijenjen. Osoba koja koristi radni list može odabrati Da da dopusti unos broja 51.
Ako promijenite stil pogreške u Informacije, osoba se upozorava da je unijela neočekivanu vrijednost, ali okvir za poruke prema zadanim postavkama je U redu kako bi joj se omogućilo zadržavanje pogrešne vrijednosti. U ovom biste slučaju mogli upotrijebiti poruku poput ove.
Unesite pogrešnu vrijednost i poruka pogreške će vam rado dopustiti da prihvatite pogrešnu vrijednost jednostavnim pritiskom na Enter za odabir zadanog gumba OK.
Korištenje provjere valjanosti za stvaranje padajućeg izbornika
Ako dopustite ljudima da upisuju određenu regiju, uskoro ćete otkriti da postoji desetak načina za ulazak u "Zapadnu Australiju". Bilo bi bolje dopustiti ljudima da odaberu s padajućeg izbornika valjanih vrijednosti. Ovo je vrlo jednostavno postaviti.
Prvo idite na mjesto koje se ne nalazi na radnom listu i upišite svoj popis važećih regija.
Odaberite ćeliju koja bi trebala imati padajući izbornik. Na izborniku odaberite Podaci - Provjera valjanosti. Promijenite bilo koju vrijednost u popis. U tekstualnom okviru Izvor odaberite raspon koji sadrži vaš popis. Ostavite na padajućem izborniku ćelije odabrano.
Rezultat: svaki put kad odaberete ćeliju, pojavit će se padajuća strelica i vaš će popis biti dostupan.
dodatni detalji
Možda biste trebali premjestiti popis na drugi radni list kako se slučajno neće izbrisati. Tehnički, Microsoft kaže da to nije dopušteno. Međutim, postoji rješenje. Upišite popis na drugi radni list. Tom rasponu dodijelite naziv raspona (Umetni - Naziv - Definiraj).
Na izvornom radnom listu postavite provjeru valjanosti. U okvir Popis unesite znak jednakosti, a zatim naziv raspona na drugom radnom listu.
Dodajte opise u ćelije
Jedna zanimljiva upotreba provjere valjanosti je postavljanje ulaznih poruka za ćeliju dok ostale kartice dijaloškog okvira za provjeru valjanosti ostavljaju praznima. Na taj će način program prihvatiti bilo koju vrijednost bez poruke o pogrešci, ali kad netko premjesti pokazivač na ćeliju, vidjet će opis koji ga vodi s vrijednostima koje se očekuju.
