Forenzički revizori mogu koristiti Excel za brzo prelistavanje stotina tisuća zapisa kako bi pronašli sumnjive transakcije. U ovom ćemo segmentu pogledati neke od tih metoda.
Slučaj 1:
Adrese dobavljača naspram adresa zaposlenih
Upotrijebite funkciju MATCH za usporedbu dijela broja adrese vaše evidencije zaposlenika s dijelom adrese ulice vaših dobavljača. Postoji li šansa da neki zaposlenici također prodaju usluge tvrtki?
- Počnite s popisom dobavljača i popisom zaposlenika.
- Formula poput
=LEFT(B2,7)izolirat će numerički dio adrese ulice i prvih nekoliko slova naziva ulice.
- Stvorite sličnu formulu za izoliranje istog dijela adresa dobavljača.
- Funkcija MATCH tražit će adresni dio u C2 i pokušati pronaći podudarnost u dijelovima dobavljača u H2: H78. Ako je pronađeno podudaranje, rezultat će vam reći relativni broj retka u kojem je pronađeno podudaranje. Kad se ne pronađe podudaranje, vratit će se # N / A.
- Bilo koji rezultat u stupcu MATCH koji nije # N / A potencijalne su situacije u kojima zaposlenik tvrtki fakturira i kao dobavljača. Poredaj uzlazno prema stupcu MATCH i svi zapisi problema pojavit će se na vrhu.
Slučaj 2:
Neobične promjene u bazi podataka dobavljača
Tvrtka ima 5000 dobavljača. Upotrijebit ćemo dijagram rasipanja kako bismo vizualno pronašli 20 dobavljača koji bi trebali biti revidirani.
- Nabavite popis dobavljača, broja računa, ukupnog iznosa računa za ovu godinu.
- Nabavite popis dobavljača, broja računa, ukupnog iznosa računa za prethodnu godinu.
- Upotrijebite VLOOKUP za poklapanje ovih popisa s pet stupaca podataka:
- Dodajte nove stupce za Delta Delta i Količina Delta:
- Odaberite podatke u H5: G5000. Umetnite grafikon raspršenja (XY). Većina rezultata bit će skupljena u sredini. Zanimaju vas odstupanja. Započnite s dobavljačima u kutiji; poslali su manje računa za daleko više ukupnih dolara:
Bilješka
Da biste pronašli dobavljača povezanog s točkom, zadržite pokazivač iznad točke. Excel će vam reći deltu broja i deltu količine koju ćete pronaći u izvornom skupu podataka.
Slučaj 3:
Korištenje zaokretne tablice za bušenje
U ovom slučaju pogledamo račune i potraživanja. Kroz razna ispitivanja podataka otkrijte koja dva analitičara potraživanja provode petak popodne za šankom, umjesto da rade.
- Počeo sam s dva skupa podataka. Prvo su podaci o fakturi, faktura, datum, kupac, iznos.
- Sljedeći su podaci Faktura, Datum primitka, Primljeni iznos, Naziv A / R izvještaja
- Izračunajte stupac Dani za plaćanje. Ovo je datum primitka - datum fakture. Formatirajte rezultat kao broj umjesto datuma.
- Izračunaj dan u tjednu. Ovo je
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Odaberite jednu ćeliju u skupu podataka. Upotrijebi podatke - zaokretna tablica (Excel 97-2003) ili Umetni - zaokretna tablica (Excel 2007)
- Prva zaokretna tablica imala je veličinu Dani za isplatu. Desnom tipkom miša kliknite jednu vrijednost i odaberite Group and Show Detail - Group. Grupirajte po kantama od 30 dana.
- Premjestite dane za plaćanje na područje stupca. Smjestite kupce u područje Reda. Stavite prihod u područje podataka. Sada možete vidjeti koji kupci sporo plaćaju.
- Uklonite dane za plaćanje i stavite radni dan u područje stupca. Uklonite kupca i stavite Repa u područje reda. Sada možete vidjeti iznose primljene po danima u tjednu.
- Odaberite ćeliju u podatkovnom području. Kliknite gumb Postavke polja (na alatnoj traci zaokretne tablice u programu Excel 97-2003 ili na kartici Opcije u programu Excel 2007).
- U programu Excel 97-2003 kliknite Više. U programu Excel 2007 kliknite karticu Prikaži vrijednosti kao. Odaberite% Reda.
- Rezultat: čini se da Bob i Sonia u petak obrađuju daleko manje faktura od ostalih. Svratite do njihova ureda u petak popodne kako biste provjerili rade li (a) zapravo i (b) ima li gomila neprerađenih čekova u ladici njihova stola do petka.
