U današnjoj epizodi usporedio sam kako pronaći ili ukloniti duplikate. Excel 2007 nudi nove nove načine kako to učiniti. Prva 3 savjeta rade u bilo kojoj verziji Excela. Posljednje 2 metode rade samo u programu Excel 2007.
Metoda 1:
Koristite jedinstvenu opciju u naprednom filtru
- S desne strane podataka kopirajte naslov iz stupca u kojem želite pronaći jedinstvene vrijednosti.
- Odaberite ćeliju u svom skupu podataka.
- U programu Excel 97-2003 odaberite Podaci - Filtar - Napredni filtar. U programu Excel 2007 odaberite ikonu Napredno iz grupe Sortiraj i filtriraj na vrpci Podaci.
- Odaberite Kopiraj na drugo mjesto
- U okviru Kopiraj u navedite kopiju svog naslova. Na slici je ovo ćelija D1
- Kliknite okvir samo za Jedinstvene zapise
- Kliknite U redu
Excel će vam pružiti jedinstveni popis kupaca u stupcu D.
Metoda 2:
Pomoću formule utvrdite je li ovaj zapis jedinstven
Funkcija COUNTIF može računati koliko zapisa iznad trenutnog zapisa odgovara trenutnom zapisu. Trik za postizanje ovog posla je upotreba znaka jednog dolara u referenci. Ako unosite formulu u C2 i referencirate A $ 1: A1, to govori: "Počnite od apsolutne reference A1 i spustite se na zapis iznad trenutnog zapisa". Kada kopirate ovu formulu, prvi A $ 1 ostat će isti. Promijenit će se drugi A1. U 17 Row, formula u C2 će čitati: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Nakon što ste unijeli formulu u C2 i kopirali je u sve redove, trebali biste kopirati C2: C15, a zatim upotrijebiti Uredi - zalijepiti posebne vrijednosti da biste formule pretvorili u vrijednosti. Sada možete sortirati silazno prema stupcu C i jedinstvene vrijednosti bit će na vrhu popisa.
3. metoda:
Upotrijebite zaokretnu tablicu za dobivanje jedinstvenih kupaca
Zaokretna tablica izvrsna je u pronalaženju jedinstvenih vrijednosti. Ovo je najbrži način u programu Excel 2000-2003.
- Odaberite ćeliju u svom skupu podataka.
- Odaberite Podaci - pivot tablica i izvješće pivot karte.
- Pritisnite Finish.
- Na popisu polja zaokretne tablice kliknite polje Kupac. Kliknite gumb Dodaj u.
Excel će vam pokazati jedinstveni popis kupaca.
Metoda 4:
Novo u programu Excel 2007 - upotrijebite uvjetno formatiranje za označavanje duplikata
Excel 2007 nudi nove metode za pronalaženje duplikata. Odaberite raspon kupaca. Na vrpci Početna odaberite Uvjetno oblikovanje - Označi pravila ćelija - Dvostruke vrijednosti i kliknite U redu.
Ako se ime pronađe dva puta, Excel će istaknuti oba pojavljivanja imena. Tada biste htjeli sortirati sve istaknute stanice do vrha.
- Kliknite bilo koje polje u stupcu kupac. Kliknite gumb AZ na vrpci s podacima.
- Pronađite ćeliju koja ima crveno isticanje. Desnom tipkom miša kliknite ćeliju. Odaberite Sortiraj - stavite odabranu boju ćelije na vrh.
5. metoda:
Novo u programu Excel 2007 - upotrijebite ikonu Ukloni duplikate
Upozorenje!
Ova metoda je vrlo destruktivna! Prije ovog učinite kopiju skupa podataka!
- Kopirajte svoj raspon podataka u prazan odjeljak radnog lista
- Odaberite ćeliju u svom skupu podataka.
- Na vrpci s podacima odaberite Ukloni duplikate.
- Dijalog Ukloni duplikate dobit će vam popis stupaca. Odaberite stupce koje treba uzeti u obzir. Na primjer, ako ste trebali ukloniti zapise u kojima su i kupac i račun identični, označite okvir za oba polja.
U ovom slučaju pokušavate dobiti jedinstveni popis kupaca, pa odaberite samo polje Kupac.
- Kliknite U redu.
Excel će izbrisati zapise iz vašeg skupa podataka. Izvijestit će da je uklonjeno n duplikata, a ostalo nn zapisa.
Kao što vidite, postoji mnogo metoda za rješavanje duplikata. Excel 2007 dodaje dva nova alata u vaš arsenal.
Prema mom iskustvu, revizori često pokušavaju pronaći duplikate kako bi otkrili je li izvješće precijenjeno. Kada sam napisao Excel za revizore , pokrivam i Excel 2003 i Excel 2007.
